POLÍTICA DE TRATAMIENTO Y PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

De acuerdo con lo dispuesto en la Ley 1581/2012 y la normativa vigente, los datos personales suministrados a la marca comercial EFICOL S.A.S perteneciente a la empresa EFICOL S.A.S serán incorporados a una base de datos denominada “BASE DE DATOS DE USUARIOS EFICOL S.A.S” de la que es responsable EFICOL S.A.S con domicilio en la ciudad de Palmira Valle del Cauca Calle 57 Dg 28B-113 Barrio Las Mercedes.

Los datos serán ingresados de manera libre y voluntaria por los usuarios que interactúen en nuestra página web oficial, correos, formularios y líneas de atención habilitadas por EFICOL S.A.S El ingreso o mención de dichos datos por parte del usuario representa una clara aceptación y autorización para su tratamiento, tal como se expresa a continuación:

1. ALCANCE La Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales presentada a continuación, se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan datos personales y que sean objeto de tratamiento por EFICOL SAS considerado como responsable y/o encargado del tratamiento de los datos personales.

2. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE Y/O ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES EFICOL S.A.S ubicado en la Calle 57 Dg 28B-113 Barrio las mercedes de la ciudad de Palmira, municipio del Valle del Cauca. Correo electrónico: protecciondedatos@eficol.com

3. DEFINICIONES:

• Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales o jurídicas determinadas o determinables.
• Dato Sensible: Información que afectan la intimidad de las personas o cuyo uso indebido puede generar discriminación (Origen racial o étnico, orientación política, convicciones filosóficas o religiosas, pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales o derechos humanos, datos de salud, vida sexual y biométricos).
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento. En los eventos en que el responsable no ejerza como Encargado de la base de datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural o jurídica cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

TRATAMIENTO Y FINALIDADES El tratamiento que realizará EFICOL S.A.S será el de recolectar, almacenar, procesar, usar y transmitir o transferir (según corresponda) los datos personales, atendiendo de forma estricta los deberes de seguridad y confidencialidad ordenados por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, con las siguientes finalidades:

Empleados y Colaboradores

✓ Cumplimiento de obligaciones legales y garantizar derechos laborales.

✓ Proceder a la gestión adecuada de la relación laboral.

✓ Realizar los procesos necesarios para el pago de la nómina.

✓ Realizar actividades de prevención de riesgos laborales.

✓ Mantener al empleado al tanto sobre actividades de bienestar o educación.

✓ Realizar tratamiento estadístico de los datos de nuestros empleados.

✓ Atender adecuadamente sus peticiones y/o solicitudes.

✓ Compartir la información con terceros y/o encargados aliados para el cumplimiento de las finalidades descritas.

✓ Las demás finalidades que determinen los responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento y que sean comunicadas a los Titulares en el momento de la recolección de los datos personales.

Clientes

✓ Cumplimiento de obligaciones legales y garantizar sus derechos.

✓ Verificar que su información sea veraz.

✓ Evidenciar que sus bienes no provienen de actividades ilícitas.

✓ Consultar a centrales de riesgo.

✓ Informarle sobre las actividades promocionales que se llevan a cabo, todo dentro de los términos autorizados por la legislación respectiva.

✓ Levantar registros contables, financieros y estadísticos.

✓ Prestar los servicios acordes a las necesidades del titular.

✓ Compartir la información con terceros y/o encargados aliados para el cumplimiento de las finalidades descritas.

✓ Las demás finalidades que determinen los responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento y que sean comunicadas a los Titulares en el momento de la recolección de los datos personales.

Proveedores

✓ Cumplimiento de obligaciones legales y garantizar sus derechos.

✓ Verificar que su información sea veraz.

✓ Evidenciar que los bienes y servicios prestados no proviene de actividades ilícitas mediante consulta en diferentes fuentes de información.

✓ consultar a centrales de riesgo.

✓ Levantar registros contables, financieros y estadísticos.

✓ Mantener una eficiente comunicación de la información que sea de utilidad en los vínculos contractuales en los que sea parte el Proveedor.

✓ Realizar procesos de debida diligencia respecto al cumplimiento de las obligaciones y compromisos pactados de cumplimiento de normas o procedimientos.

✓ Compartir la información con terceros y/o encargados aliados para el cumplimiento de las finalidades descritas.

✓ Las demás finalidades que determinen los responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento y que sean comunicadas a los Titulares en el momento de la recolección de los datos personales.

Seguridad física

Con el propósito de garantizar la seguridad de los empleados, visitantes, bienes y edificaciones, se han dispuesto controles de acceso al interior o en el perímetro exterior de las instalaciones de las empresas que conformar el Grupo, por ejemplo, pero no limitado al monitoreo y grabación de imágenes a través de sistemas de vídeo vigilancia, y registro de los vehículos.

4. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES Como titular de datos personales, se tiene derecho a: a) Acceder en forma gratuita a los datos proporcionados a EFICOL S.A.S que hayan sido objeto de tratamiento. b) Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o a aquellos cuyo tratamiento esté prohibido. c) Presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, una vez haya agotado el trámite de reclamo ante el responsable o encargado del tratamiento de datos personales. d) Solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, e) Conocer la política de
tratamiento de datos de la entidad y a través de ella, el uso o finalidad que se le dará a sus datos personales. f) Identificar al responsable que dará trámite y respuesta a sus solicitudes. g) Los demás señalados por el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012. Estos derechos podrán ser ejercidos por: El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente, Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad. El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento. Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.

Derechos de los niños y adolescentes En el tratamiento de datos personales se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores. Queda proscrito el tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública, y en este caso el tratamiento deberá cumplir con los siguientes Parámetros: a) Responder y respetar el interés superior de los menores b) Asegurar el respeto de los derechos fundamentales de los menores. Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.

5. ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS SOBRE DATOS PERSONALES EFICOL S.A.S tiene a su cargo la labor de desarrollo, implementación, capacitación y seguimiento de esta Política. La Administración es la dependencia que ha sido designada por EFICOL S.A.S como la responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual el Titular de los datos personales podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar y rectificar el dato.

6. PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES, CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES Los Titulares de los Datos Personales que están siendo recolectados, almacenados, procesados, usados y transmitidos o transferidos por EFICOL S.A.S, podrán ejercer en cualquier momento sus derechos a conocer, actualizar, hacer rectificar o suprimir la información contenida en la base de datos.

Para el efecto, se seguirá el siguiente procedimiento, de conformidad con la Ley de Protección de Datos Personales: Las consultas Peticiones quejas y reclamos deberán formularse por escrito al correo electrónico: protecciondedatos@eficol.com o mediante carta dirigida a la dirección de Calle 57 Dg 28B-113 Barrio las mercedes la ciudad de Palmira, teléfono PBX (+57 2) 2864603 O Cel (+57) 3108454846 El Titular o su apoderado, podrán solicitar Información sobre los Datos Personales del Titular que son objeto de Tratamiento. Información respecto del uso que se le ha dado por EFICOL S.A.S a sus datos personales. Las peticiones y consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de las mismas. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando cuando se atenderá su petición o consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
La corrección o actualización de la información, cuando se solicite que se subsane o corrija el presunto incumplimiento a cualquiera de los deberes contenidos en la Ley de Protección de Datos Personales. La solicitud deberá contener como mínimo la descripción de los hechos que dan lugar a la queja o reclamo, la dirección y datos de contacto del solicitante. Si la queja o reclamo se presentan incompletos, deberá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la queja o reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la queja o reclamo. Una vez recibida la queja o reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos, en el aparte correspondiente, una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que la queja o reclamo sea resuelto. El término máximo para atender la queja o el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la queja o el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá la queja o reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Petición de supresión de datos El titular de los datos personales tiene el derecho de solicitar a EFICOL S.A.S su supresión (eliminación) en cualquiera de los siguientes eventos: 1) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente. 2) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados. 3) Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados EFICOL S.A.S Sin embargo este derecho del titular no es absoluto y en consecuencia EFICOL S.A.S podrá negar el ejercicio del mismo cuando: a. El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. b. La eliminación de datos obstaculiza actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas. c. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular. ciudadanos, de acuerdo con la normatividad que para tal efecto expida el Gobierno

7. DEBERES COMO RESPONSABLE Y ENCARGADA DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES: EFICOL S.A.S reconoce la titularidad que de los datos personales ostentan las personas y en consecuencia ellas de manera exclusiva pueden decidir sobre los mismos. Por lo tanto, utilizará los datos personales para el cumplimiento de las finalidades autorizadas expresamente por el titular o por las normas vigentes. En el tratamiento y protección de datos personales, EFICOL S.A.S tendrá los siguientes deberes, sin perjuicio de otros previstos en las disposiciones que regulen o lleguen a regular esta materia: a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. b) Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular para el tratamiento de datos personales. c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada. d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. e) Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. f) Actualizar oportunamente la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada. g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente. h) Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular. i) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley. j) Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular. k) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos. l) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares. m) Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular. n) Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012. o) Velar por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, en aquellos casos en que se entra autorizado el tratamiento de sus datos. p) Registrar en la base de datos las leyendas "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la ley. q) Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal. r) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio s) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella. t) Usar los datos personales del titular sólo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

8. AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR EFICOL S.A.S requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los datos personales para el tratamiento de los mismos, excepto en los casos expresamente autorizados en la ley, a saber: a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. b) Datos de naturaleza pública. c) Casos de urgencia médica o sanitaria. d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas, sus causahabientes, apoderado y otros que el titular haya autorizado.

Medios para otorgar la autorización EFICOL S.A.S obtendrá la autorización mediante diferentes medios, entre ellos el documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, o en cualquier otro formato que en todo caso permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma por parte del titular o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos. La autorización será solicitada por EFICOL S.A.S de manera previa al tratamiento de los datos personales. Prueba de la autorización EFICOL S.A.S conservará la prueba de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento, para lo cual utilizará los mecanismos disponibles a su alcance en la actualidad al igual que adoptará las acciones necesarias para mantener el registro de la forma y fecha y en la que obtuvo ésta. En consecuencia, EFICOL S.A.S podrá establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

9. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO El tratamiento de los datos personales de los clientes, proveedores, empleados activos y no activos, hojas de vida de posibles candidatos, contratistas, acreedores, o de cualquier persona con la cual EFICOL S.A.S tuviere establecida o estableciera una relación, permanente u ocasional, a)lo realizará en el marco legal que regula la materia sin limitarse a las tributarias y comerciales b) Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social, entre otras, aplicables a ex empleados, empleados actuales y candidatos a futuro empleo. c). Informar sobre oportunidades de empleos, d). Cumplir todos sus compromisos contractuales. Y la finalidad es para lo que a). El titular haya dado su autorización explícita, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización. b) El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización. AVISO DE PRIVACIDAD El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, puesto a disposición del titular para informarle acerca del tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se comunica al titular la información relacionada con la existencia de las políticas de tratamiento de información de EFICOL S.A.S y que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. El aviso de privacidad deberá contener, como mínimo, la siguiente información: a) La identidad, domicilio y datos de contacto del responsable del tratamiento. b) El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo. c) Los derechos del titular d) Los mecanismos generales dispuestos por el responsable para que el titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información. e) El carácter facultativo de la respuesta relativa a preguntas sobre datos sensibles.

11. GARANTÍAS DEL DERECHO DE ACCESO Para garantizar el derecho de acceso del titular de los datos, EFICOL S.A.S pondrá a disposición de éste, previa acreditación de su identidad, legitimidad, o personalidad de su representante, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales a través de todo tipo de medio, incluyendo los medios electrónicos que permitan el acceso directo del titular a ellos. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite alguno y le deben permitir al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos en línea.
12. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y MEDIDAS DE SEGURIDAD Dando cumplimiento al principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, EFICOL S.A.S adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

13. RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES EFICOL S.A.S será la responsable del tratamiento de los datos personales. Para el desarrollo de esta actividad se han nombrado a la administración y al departamento de mercadeo institucional como los encargados del tratamiento de los datos personales.

14. LEGISLACIÓN APLICABLE Esta política de protección de datos personales, se rige por lo dispuesto en la legislación vigente sobre protección de los datos personales a los que se refiere el art. 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1727 de 2009 y demás normas que la modifiquen, deroguen o sustituyan

VIGENCIA La presente política rige a partir del 01 de octubre de 2017 y hasta el momento en que expresamente se revoque o modifique.

Ultima fecha de revisión y actualización 28 de enero de 2021.

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